Politica de Privacidade
1. Política de Privacidade de Dados do MCBM
1.1 Objetivo
Esta Política de Privacidade de Dados do MCBM (“PPD”) discorre sobre os dados pessoais, ou dados pessoais sensíveis (em conjunto, denominados “Dados”), conforme definidos nesta PPD de empregados, advogados e estagiários do MCBM (em conjunto, denominados “Profissionais”), bem como, acerca dos dados pessoais e sensíveis de seus clientes, prestadores de serviços, fornecedores ou de terceiros que, de alguma forma, fornece ou forneçam Dados ao MCBM, que em conjunto, para fins desta política, são denominados “Titulares”.
O objetivo desta PPD é informar aos Titulares, de forma clara, sobre o tratamento de seus Dados, assim como, a forma em que os Dados são coletados e tratados, para qual finalidade, por quanto tempo e ainda, seus direitos sobre os Dados que se encontram cadastrados nos sistemas operacionais do MCBM.
O MCBM mantém os Dados com os devidos consentimentos dos Titulares e estabelece nesta PPD o devido tratamento aos referidos Dados.
1.2 Abrangência
A PPD é aplicável para todas as unidades do MCBM.
1.3 Referência
Outras Políticas do MCBM, referenciadas nesta PPD, mas diretamente aplicáveis, como POLÍTICA DE SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO MCBM (“PSI”); POLÍTICA DE CONTROLE DE ACESSO MCBM (“PCA”); POLÍTICA DE SEGURANÇA DE RECURSO HUMANOS (“PSRH”).
1.4 Definições
Ao longo desta PPD serão utilizados alguns termos específicos e até mesmo técnicos. Para melhor entendimento, definimos abaixo:
- Comitê: são as Sócias Patrimoniais do MCBM.
- Dados: compreende o conjunto de informações que nos termos desta PPD são considerados Dados Pessoais e Dados Pessoais Sensíveis, assim como aqueles definidos nos termos da Lei 13.709/2018 e suas alterações posteriores (em conjunto, consideradas “Lei LGPD”).
- Dados Pessoais: são informações que, por si só, podem identificar uma pessoa ou torná-la identificável.
- Dados Pessoais Sensíveis: são informações pessoais que possam trazer algum tipo de discriminação ou risco mais gravoso aos direitos fundamentais do Titular.
- Dados Anonimizados: são informações que, após técnicas internas, não podem ser mais vinculados ao seu Titular ou tornar o Titular identificável.
- Descarte: exclusão do Dados de forma definitiva, que poderá ser solicitada diretamente pelos Titulares, na forma desta PPD.
- Encarregado: é pessoa indicada pelo Comitê responsável em garantir o cumprimento desta Política em conexão com a demais Políticas do MCBM referenciadas neste documento, no tocante aos Dados.
- Profissionais: compreende todos os empregados, advogados e estagiários.
- Titular: pessoa a quem se referem os Dados e que têm assegurados os seus direitos na forma da Lei LGPD.
- Tratamento: todo procedimento ou operação realizada pelo MCBM com os Dados, como coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração.
- Banco de Dados – conjunto estruturado de informações dentre elas, mas não limitado às Informações, Dados Pessoais, Dados Pessoais Sensíveis e Dados Anonimizados, inclusive, o que se encontram no Arquivo Físico.
- Sócias Patrimoniais do MCBM – Sócias de Capital do MCBM assim identificados no Contrato Social do MCBM.
1.5 Coleta de Dados e Tratamento
1.5.1 Clientes
O MCBM, única e exclusivamente para o desenvolvimento de suas atividades, e mediante o consentimento dos seus Clientes, coleta os Dados Pessoais disponibilizados por eles como: nome completo, razão social, número de inscrição no CPF/CNPJ, endereço, endereço eletrônico, telefone para contato, documentos de identidade oficiais, data de nascimento em caso de pessoa natural e Inscrição Estadual, Inscrição Municipal, NIRE dentre outras informações necessárias para o desenvolvimento de sua atividade.
Também são ou podem ser coletados Dados Pessoais Sensíveis informados pelos próprios Clientes como: dados bancários, filiação sindical, dados relacionados com a saúde, dado pessoal sobre origem racial ou étnica, entre outros a depender do tipo de assistência jurídica que está sendo prestada pelo MCBM.
Os Dados Pessoais e Dados Pessoais Sensíveis podem ser compartilhados com os Profissionais do MCBM e terceiros, na medida de sua necessidade, com empresas prestadoras de serviço de sistemas e de tecnologia da informação credenciadas no MCBM que são responsáveis em conferir aos Dados, a segurança e sigilo, nos termos da Política da Segurança da Informação do MCBM, bem como com correspondentes jurídicos, mediante anuência e ciência prévia dos Clientes, concedida na contratação dos serviços jurídicos do MCBM.
Em qualquer hipótese de compartilhamento, ele ocorrerá única e exclusivamente para cumprimento da finalidade precípua do MCBM, ou seja, a coleta, o compartilhamento e o tratamento de dados de clientes têm como finalidade, compor o Banco de Dados do MCBM, viabilizar a prestação e cobrança de serviços jurídicos contratados, dar suporte, viabilizar a comunicação, cumprir obrigações contratuais, fiscais processuais, jurídicas e tributárias, bem como informar acerca de alteração de Políticas internas.
O MCBM detém Política de Controle de Acesso para o acesso e compartilhamento dos Dados, que poderá ser armazenado de forma pública ou restrita, por requerimento do Cliente ou, ainda, para atender as regras de Política de Controle de Acesso MCBM.
O MCBM não utiliza ou compartilha os Dados de seus Clientes para quaisquer finalidades diversas das acima descritas.
1.5.2 Profissionais
O MCBM coleta Dados Pessoais informados pelos próprios Profissionais após o processo seletivo como: nome completo, número de inscrição no CPF, comprovante de residência, título de eleitor, foto, telefone para contato, documentos de identidade oficiais (OAB, RG e CPF), data de nascimento, diplomas, certificado militar, estado civil e certidão de casamento, e-mails.
Também são coletados os Dados Pessoais Sensíveis informados pelos próprios Profissionais como: dados bancários, filiação sindical, dados relacionados com a saúde, dado biométrico e certidão de nascimento dos filhos (nesse caso, o tratamento dos dados é feito somente com o consentimento específico do patrono das crianças e adolescentes e para os Profissionais que aderirem ao Plano de Saúde).
Os Dados dos Profissionais podem ser compartilhados com terceiros, como empresas prestadoras de serviço de sistemas, de benefícios, de tecnologia da informação, com a Ordem dos Advogados do Brasil (OAB), órgãos fiscalizadores, órgãos públicos, bem como para a realização de cadastro para entrada nas instalações do MCBM.
A coleta e o compartilhamento dos Dados ocorrem, única e exclusivamente para garantir o cumprimento das responsabilidades fiscais, trabalhistas, previdenciárias e regulatórias do MCBM, cientes e expressamente concordes, os seus Profissionais destas finalidades.
O acesso aos Dados poderá, a qualquer momento, ser restrito por requerimento do próprio Profissional ou ainda para atender as regras da Política de Controle de Acesso MCBM, desde que respeitadas as demais Políticas do MCBM.
O MCBM não utiliza e nem compartilha os Dados de seus Profissionais fora das finalidades acima descritas.
1.5.3 Prestadores de Serviço e Fornecedores
O escritório coleta Dados Pessoais informados com o expresso consentimento dos seus Prestadores de Serviço e Fornecedores: nome completo, razão social, número de inscrição no CPF/CNPJ, Inscrição Estadual/ NIRE, endereço, endereço eletrônico e telefone para contato.
Também são coletados Dados Pessoais Sensíveis como, informações bancárias.
Os Dados de Prestadores de Serviço e Fornecedores podem ser compartilhados com os Profissionais, empresas prestadoras de serviço de sistemas, de tecnologia da informação, bem como para a realização de cadastro para entrada nas instalações do MCBM.
A coleta e tratamento de Dados de Prestadores de Serviço e Fornecedores têm como finalidade compor o Banco de Dados, efetuar pagamentos, bem como para cumprir obrigações contratuais, fiscais, processuais, jurídicas e tributárias, considerando a particularidade das respectivas operações.
O acesso aos Dados poderá ser restrito, a qualquer momento, por requerimento dos Prestadores de Serviços e Fornecedores ou ainda de acordo com a Política de Controle de Acesso MCBM, desde que não interfira no cumprimento da finalidade.
O MCBM não utiliza e nem compartilha os dados de seus prestadores de serviço e fornecedores fora das finalidades acima descritas.
1.5.4 Candidatos
O MCBM coleta Dados Pessoais e Dados Sensíveis informados pelos próprios candidatos a uma vaga no escritório, conforme detalhado na Política de Segurança de Recurso Humanos.
1.5.5 Diversos
Além das hipóteses acima descritas, o MCBM pode coletar dados pessoais por meio de terceiros, em prol da prestação dos serviços jurídicos contratados.
O MCBM ainda coleta Dados Pessoais informados pelos próprios interessados em participação de eventos, contratação de serviços jurídicos e recebimento de newsletters. Para tanto, é disponibilizado ao MCBM o nome completo, telefone e endereço eletrônico.
Também nesses casos, o escritório não utiliza e nem compartilha os Dados fora das finalidades acimas dispostas.
1.6 Armazenamento, Exclusão e Retenção dos Dados
Os Dados são armazenados de forma digitalizada nos sistemas utilizados pelo MCBM, em conformidade com a Política de Segurança da Informação MCBM e, excepcionalmente, são mantidos arquivos físicos de documentos.
Os Dados permanecem no Banco de Dados pelo período necessário para o MCBM cumprir com as suas obrigações institucionais, previdenciárias, tributárias, trabalhistas, processuais e judiciais, bem como até a solicitação de Exclusão dos Dados coletados e armazenados pelo MCBM pelos Titulares.
1.7 Segurança
Os Dados Pessoais são armazenados de forma segura no MCBM, sendo que são tomadas todas as medidas de precaução detalhadas na nossa Política de Segurança da Informação MCBM. E, mesmo quando compartilhados, nos termos desta PPD, são observados os padrões de segurança necessários à prevenção e remediação do acesso desautorizado dos Dados, seja pelo MCBM, assim como pelos Prestadores de Serviços e Fornecedores que venham a ter acesso aos Dados dos Titulares.
O MCBM só firma contratos e parcerias com terceiros que sigam um alto padrão de segurança e, que assim, sejam credenciados como fornecedores autorizados, para atender os padrões de excelência e comprometimento reconhecidos pelo MCBM.
Neste contexto, o MCBM verifica antes da contratação os padrões e medidas adotadas para se certificar da forma de atuação e o compromisso com a segurança dos Dados.
Apesar de todas as medidas de segurança aplicadas, eventual vazamento de Dados do Titular será imediatamente comunicado, hipótese em que será observada a Política de Contingência ou Continuidade de Negócio MCBM.
1.8 Direito dos Titulares
Os Titulares podem solicitar o acesso a seus Dados, a qualquer momento, bem como a sua modificação, retificação, atualização e limitação. Também podem solicitar o Descarte de seus dados, exceto nos casos em que há necessidade de armazenamento e tratamento para cumprimento de obrigação legal, execução da relação jurídica, defesa dos interesses do MCBM em eventual litígio, bem como por interesse legítimo do MCBM ou terceiros.
Os Titulares também têm o direito de solicitar e receber uma cópia das suas informações fornecidas e solicitar a transferência total desses dados a outra entidade ou pessoa, caso desejem a portabilidade de seus Dados.
É assegurado aos Titulares, observadas as exceções acima, revogar o seu consentimento, demonstrar insatisfação com a presente PPD a ainda solicitar o Descarte de seus dados da lista de marketing institucional para envio de comunicados, memorandos, newsletters, entre outros.
1.9 Treinamentos
O MCBM ministra treinamento de todos os seus Profissionais para entendimento da presente política e reconhecimento de qualquer fato ou evento que possa colocar em risco a privacidade dos Dados dos Titulares. Competirá ao Encarregado do MCBM a observância e cumprimento desta PPD, bem como, das Políticas ora referenciadas que visam garantir a privacidade dos Dados coletados, armazenados e tratados no Banco de Dados.
1.10 Realização de Adesão e Acompanhamento
Os testes têm por objetivo assegurar a eficiência e a efetividade da PPD e deverão ser planejados e executados com periodicidade mínima anual a partir da data da sua implantação. A responsabilidade pelo planejamento e organização dos testes, assim como pela definição dos cenários a serem contemplados é de responsabilidade da área de Tecnologia da Informação do MCBM, sob a coordenação do Encarregado.
Os cenários deverão ser definidos e registrados em um documento formal que deverá ser aprovado pelo Comitê, que deve ser arquivado por um período mínimo de 3 (três) anos. Os testes não deverão provocar qualquer tipo de indisponibilidade ou parada nos ambientes de negócios do MCBM e deverão ser conduzidos em total conformidade com as premissas ora definidas de coleta, armazenamento e descartes previstas neste documento.
As simulações deverão ser realizadas sobre cenários e ameaças contemplados nesta PPD e na Política de Segurança da Informação MCBM, devendo cobrir os riscos e ameaças com maior probabilidade de ocorrência
1.11 Validade, Revisão, Alterações e Revalidação da PPD
Esta PPD é válida por 2 (dois) anos e deverá ser revista e validada anualmente, podendo ser objeto de aditamento, sempre que assim identificado pelo Comitê a necessidade de revisão à adequação às Políticas MCBM ou às novas necessidades do MCBM.
Qualquer dúvida sobre essa PPD ou sobre seus direitos, o TITULAR poderá entrar em contato com o MCBM também pelo e-mail thais.cordero@mcbm.adv.br
